Non, ce n’est pas une énième arnaque à destination d’un chef d’entreprise tête en l’air, mais bel et bien un nouveau service lancé par tous les greffes des tribunaux de commerce de France.
Mais qu’est-ce qu’un extrait Kbis ?
L’extrait Kbis (ou aussi K-bis, les deux orthographes existent) est un document officiel délivré par le greffe du Tribunal de commerce qui atteste de l’existence juridique d’une entreprise commerciale et de son enregistrement au registre du commerce et des sociétés suite à sa création.
C’est en quelque sorte la carte d’identité de l’entreprise. Un extrait Kbis n’a pas de date de validité, mais dans les faits, il est très souvent demandé un extrait Kbis de moins de trois mois afin d’avoir une information la plus juste et à jour.
Pour la petite anecdote : le nom « Kbis » vient du modèle d’imprimé utilisé à l’origine par les tribunaux de commerce. Le modèle n’est plus utilisé, mais l’usage de l’appeler ainsi est resté et rentré dans le langage courant.
Il est très souvent nécessaire pour répondre à des appels d’offres, justifier de son identité auprès d’un fournisseur ou d’un client, remplir des formalités administratives, etc.
Contenu de l’extrait Kbis
L’extrait Kbis comporte les informations essentielles concernant l’entreprise à savoir :
· le nom du greffe d’immatriculation (le greffe où l’entreprise est immatriculée)
· la raison sociale, le sigle, l’enseigne (le nom de l’entreprise)
· le numéro d’identification (le numéro SIREN et le SIRET)
· la forme juridique (SARL, SA, SCI …) (Plusieurs formes juridiques existent en France)
· le montant du capital social et la devise (cela permet de connaître le capital social de la société)
· l’adresse du siège (les bureaux de la société, l’adresse personnelle du dirigeant ou une société de domiciliation par exemple)
· la durée de la société (généralement les sociétés ont durée de vie de 99 ans)
· la date de la constitution (la date à laquelle la société a été créée)
· le code NAF (ou code APE aussi. Ces codes permettent d’organiser les activités des sociétés et sont codifiés par l’INSEE. Le code est attribué selon l’activité principale de la société)
· l’activité détaillée (en rapport avec le code NAF, les activités peuvent être multiples)
· l’adresse du principal établissement (il peut être différent du siège social)
· la fonction, les nom, prénom, date et lieu de naissance, nationalité, adresse du dirigeant principal
· facultatif : mention des commissaires aux comptes pour les entreprises devant être audité chaque année.
Monidenum : Mon Identité Numérique
Jusqu’à maintenant, la commande d’un extrait Kbis en ligne se réalisait obligatoire sur le site internet Infogreffe (site internet qui réunit tous les greffes de France et qui permet aussi de réaliser ses procédures en ligne). Ce site peut vous délivrer un extrait numérique (au format PDF) ou un extrait papier (envoyé via la poste).
Pour la version numérique, il en coûtait 3,53 € TTC par achat. Pour avoir un extrait Kbis à jour tous les trois mois (il s’agit d’une demande régulière des clients, prestataire ou des marchés publics), il en coûtait chaque année 14,12 € pour avoir le même document, si la société n’opérait pas de changement durant le courant de l’année.
Et pour un extrait papier, le coût était de 4,08 € TTC par achat.
Mis bout à bout, ces dépenses représentaient une contrainte d’argent et de temps.
Le Ministre des Finances, Bruno Le Maire, avait annoncé la délivrance gratuite à tous les chefs d’entreprise de leur Kbis numérique.
Depuis plus d’un an, ce vœu a été exaucé, car vous pouvez obtenir dès aujourd’hui, et régulièrement, un extrait Kbis gratuitement ainsi qu’un rapport de performance.
Les chefs d’entreprise peuvent créer un espace en ligne directement sur : MonIdenum. Pour activer son identité numérique, chaque dirigeant doit se rendre sur ce portail.
Inscription facile et rapide au service
L’inscription se fait en quelques clics et le chef d’entreprise doit prouver son identité en envoyant (toujours de façon numérique) une copie de sa carte d’identité ou de son passeport.
Après avoir transmis une copie de son identité, le chef d’entreprise pourra accéder gratuitement à son identité numérique personnelle, sur MonIdenum. Lui permettant ainsi de faire automatiquement valoir ses droits sur toutes les sociétés auxquels il est gérant ou président.
Oui, les choses sont bien faites.
Le site retrouve toutes les sociétés dans lesquels vous possédez un mandat (gérant, président, DG…).
Vous pouvez générer, autant de fois que vous le souhaitez, et à plusieurs jours d’intervalle un extrait Kbis. Ainsi, vous aurez toujours un document à jour à chaque demande.
Indicateur de performance
Un document « indicateur de performance » peut aussi être télécharge, si vous disposez déjà d’un ou plusieurs bilans comptable. Il reprend les données du bilan, qui sont communiquées chaque année au greffe dont l’entreprise dépend.
Une compilation de différents chiffres (trésorerie, cash flow, endettement, risque de défaillance…) permet au chef d’entreprise d’avoir une vue globale de son entreprise sous forme de tableau et de graphique.
Infogreffe compile différentes statistiques et ,à l’aide de « machine learning », permettent d’en ressortir certains modèles, à savoir si l’entreprise est défaillante ou non par rapport à d’autres entreprises selon les chiffres communiqués.
Ces chiffres doivent être manipulés avec précaution : ils ne sont pas de l’analyse pure comptable, mais simplement des comparaisons avec d’autres entreprises du même secteur d’activité.
Ce document n’est pas public et il peut être communiqué à la libre discrétion du gérant de l’entreprise à ses collaborateurs ou à ses clients (pour les rassurer notamment).
Le document peut être plus compréhensible pour un néophyte qu’un bilan comptable. De plus, les chiffres sont repris et agrégés selon le dépôt des comptes annuels qui est une obligation légale pour toutes les sociétés en France.
Les autres services MonIdenum
Des partenariats, avec d’autres services juridiques, permettent d’avoir un seul compte pour se connecter à Monidenum (comme FranceConnect), limitant ainsi la création de comptes.
De plus, la saisie en ligne pour un litige commercial est facilitée.
Et pour la suite ?
Les mandataires (avocats, expert-comptable…) auront un accès dans les prochains mois, permettant ainsi d’éviter de créer un compte pour leurs clients.
Les autoentrepreneurs ne peuvent pas accéder à ce service. Néanmoins, ils peuvent toujours demander un extrait K en ligne ou un avis de situation SIRENE. Les autoentrepreneurs ne dépendent pas directement des greffes des tribunaux de commerce.